Test: docutain
Privacy e sicurezza
Prima di installare l'app, volevo sapere come Documentare gestisce i dati e le autorizzazioni di accesso richieste dall'applicazione.
Docutain è un'app "Made in Germany" e proviene da INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH con sede a Coblenza. L'azienda è trasparente sulla gestione dei dati.
Tutti i dati vengono salvati solo localmente sul dispositivo finale e possono anche essere crittografati dall'utente. La crittografia impedisce a terzi di leggere i documenti in testo normale. Se carichi i dati crittografati dell'app nel cloud, non devi preoccuparti che anche terze parti con accesso al cloud abbiano accesso ai documenti. La chiave utilizzata per la crittografia viene generata da una password immessa dall'utente durante la configurazione iniziale. Questa password va ricordata bene, perché affinché Docutain possa garantire la massima sicurezza all'utente, la password non viene mai salvata con Docutain. Non è quindi possibile ripristinare la password in caso di smarrimento.
I rapporti sugli errori e le statistiche sull'utilizzo delle app vengono archiviati tramite il Microsoft App Center. La raccolta di tali dati di analisi è comune, ma è anonimizzata e non contiene dati personali.
I diritti di accesso dell'app includono la fotocamera, che viene utilizzata per scansionare i documenti, la memoria per l'archiviazione dei documenti scansionati e l'accesso a Internet, se si desidera trasferire i dati sul cloud.
Finalità e funzioni
Scansione facile e veloce
Docutain promette di far fronte a qualsiasi tipo di documento. Esempi applicativi sono:
- Digitalizzazione di fatture e ricevute
- Gestione di contratti di qualsiasi natura
- Scansione e gestione di ricette da giornali o screenshot
- Riepilogo delle istruzioni per l'uso
- Digitalizzazione di compiti e fogli di lavoro
Quindi per una corsa di prova ho preso una cartella e ho scansionato diversi tipi di documenti.
La prima scansione è stata sorprendentemente semplice e veloce. Tieni la fotocamera dello smartphone sul documento, attendi la sovrapposizione verde e Docutain farà il resto. In modalità automatica, l'app si attiva se l'allineamento è perfetto senza alcuna azione da parte dell'utente. In modalità manuale, come suggerisce il nome, l'utente deve azionare personalmente il pulsante di rilascio.
Le condizioni di illuminazione ideali o uno sfondo ad alto contrasto non sono un prerequisito. Nella maggior parte dei casi, la scansione ha funzionato senza ostacoli. Se la distanza dal documento non è corretta, l'app consiglia all'utente di avvicinare la fotocamera al documento. L'affilatura, il taglio e l'allineamento avvengono nella post-elaborazione automatica. Naturalmente è anche possibile effettuare lavorazioni in proprio (taglio, rotazione, filtraggio).
Amministrazione completa
I documenti scansionati possono essere forniti con metadati (nome, data, parole chiave, indirizzo, importo, rilevanza fiscale) e classificati in base al tipo di documento (fatture, prescrizioni, certificati, ecc.).
Similmente ad una classica cartella - solo digitale - tutti i documenti archiviati in Docutain possono essere ricercati attraverso i metadati forniti. Con l'aiuto dell'OCR (riconoscimento del testo) è anche possibile effettuare ricerche direttamente nel contenuto testuale dei documenti. Inoltre, i documenti possono essere condivisi dall'app come PDF ricercabile o come immagine (JPG).
PDF e cloud
In linea di principio, Docutain salva tutti i documenti in un formato di file che può essere aperto solo con Docutain. L'esportazione in formato PDF può essere attivata tramite le impostazioni, ma non è disponibile per gli utenti della versione Pro.
Una funzionalità pratica che consente di utilizzare Docutain su tutti i dispositivi da qualsiasi luogo è la connessione cloud. Sono supportati i seguenti fornitori di servizi cloud: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud e ownCloud.
iOS, Android e Windows
Docutain può essere installato praticamente su qualsiasi dispositivo. Gli utenti Apple iOS e Android possono scaricare l'app in modo completamente gratuito dal rispettivo app store. Fortunatamente, INFOSOFT non utilizza la pubblicità. Un aggiornamento a Docutain Pro è possibile come acquisto in-app e costa € 4,99 una volta. Docutain Pro offre, tra le altre cose, una scansione batch, una funzione di promemoria e la possibilità di importare file PDF. Ecco una panoramica delle funzionalità Pro:
Oltre all'app, Docutain è disponibile anche come applicazione Windows. A differenza della versione dell'app, la versione desktop può essere utilizzata gratuitamente come parte di una fase di test di 14 giorni. Dopo la fase di test, è possibile acquistare Docutain Desktop a 24,99 € all'anno / 2,99 € al mese (business: 199,00 € / 19,99 €). Con l'acquisto della licenza desktop di Windows, Docutain Pro si attiva automaticamente sui dispositivi mobili.
Protezione del clima
Chi usa Docutain contribuisce anche alla protezione del clima. In qualità di partner del progetto di riforestazione Tree-Nation, Docutain sta aiutando con il reimpianto del nostro pianeta. I documenti scansionati significano alberi che avvantaggiano il progetto Tree-Nation.
Al momento della stesura di questo documento, Docutain aveva già contribuito con 14857 alberi al progetto! Puoi vedere quanti alberi hai contribuito tu stesso tramite la voce di menu "Protezione del clima" nell'app.
Puoi trovare maggiori informazioni sulla protezione del clima di Docutain su: docutain.de/protezione climatica
Marx
Non posso essere d'accordo con i commenti precedenti. Sono molto soddisfatto dell'app, soprattutto della qualità della scansione e della gamma di funzioni. Ho ricevuto una risposta a una richiesta di supporto dopo 2 giorni.
L'azienda ora sembra offrire anche un SDK per la scansione: https://sdk.docutain.com
Cervo
Non posso che essere d'accordo con i commenti precedenti. Il software non riconosce nemmeno i file PDF duplicati. Inoltre non vedo che la versione per Windows sia sostanzialmente ulteriormente sviluppata (vedi funzioni e design). Non vi è alcuna indicazione di ciò prima della scadenza dell'abbonamento. Puoi sottoscrivere l'abbonamento online. Ma non ho trovato il pulsante di terminazione necessario. Il cliente dovrebbe pagare.
Filippo Dostal
Sono molto insoddisfatto di Docutain. La gamma di funzioni è modesta, il software soggetto a errori. L'indicizzazione automatica delle scansioni è inadeguata. Un peccato per il tempo che ho investito.
Hans Jürgen
L'idea è buona, il resto fa schifo. servizio, che cos'è?
Stamattina un aggiornamento sul cellulare Android, ora il programma non è più utilizzabile.
Come cliente, ti fai ingannare.
Il motto sembra essere “L’unica cosa che ti dà fastidio è il cliente”
Ralf
...anche la mia esperienza - una breve risposta standard, poi - in caso di ulteriori difficoltà - silenzio assoluto.
Hoerick
L'app per smartphone non costa 4,99 euro una volta al termine del periodo di prova, ma mensilmente! Un abbonamento annuale costa 49,99 EUR.
Harry critico
Su Windows 10 / Windows 11, il software è un disastro totale. È un software di gioco e artigianale. Se ho bisogno di minuti per modificare i dati o anche per eliminare i record di dati perché il programma si sincronizza costantemente e permanentemente, il programma non può essere utilizzato in modo professionale. Se gli errori vengono notati solo dopo mesi (!) e poi ricevi il messaggio che stai lavorando a fondo per risolverli, non riesco a pensare a nient'altro. Il fatto che il programma possa essere utilizzato - anche con i dati esistenti - dopo la scadenza dell'abbonamento acquistato (abbonamento annuale) è un'altra guancia. Posso solo mettere in guardia ogni utente professionale contro questo software. Sembra essere destinato più alla generazione a portata di mano che agli utenti professionali di un DMS.
Edgar
Ciò che apprezzo davvero di Docutain è la semplicità del processo di scansione. Con uno smartphone non devi fare altro che scattare una foto del documento, dargli un titolo e il gioco è fatto. Impiega 10 secondi e il documento viene digitalizzato. Per sfruttare appieno il vantaggio, tuttavia, dovresti anche assegnare delle parole chiave, una data del documento e l'autore del documento. Tutti questi metadati possono essere assegnati come criterio di ricerca. Se inserisci costantemente tutti i metadati, puoi trovare un documento in pochi secondi. Questo mi ha aiutato così spesso nella vita di tutti i giorni, in situazioni a cui non avrei mai pensato prima. La ricerca in Docutain è semplicemente fantastica.
L'applicazione Windows funziona per me senza problemi, non ci sono arresti anomali. Anche la sincronizzazione con il GMX Cloud funziona in modo completamente fluido. Ciò significa che i tuoi documenti sono sempre disponibili su tutti i dispositivi e sempre aggiornati.
Docutain è diventato parte integrante della mia vita quotidiana. Attendo con impazienza ogni nuovo documento che posso scansionare - sul serio!
martyn
Purtroppo la versione Windows non è in grado di connettersi a Google Drive perché il software è classificato come non sicuro. Sfortunatamente, questo significa che il concetto di cross-system va completamente sott'acqua. Quindi alla fine è più un espediente che un vero DMS.
Hans Jürgen Werner
Quello che non mi piace è
I campi della versione Pc/Handy sono elencati diversamente.
Scansionato sul PC deve essere richiamato di nuovo sul telefono cellulare e modificato in modo che ci sia un file PDF.
Prestazioni di prezzo altrimenti top
Contro Hartmut P.
l'app funziona bene sullo smartphone, un vero disastro sotto Windows 10, si blocca regolarmente. Il servizio richiede 3-5 giorni, finalmente ne sono stufo.