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App Docutain nel test: scansiona e gestisci i documenti

by 20. novembre 2020
Indipendentemente dal fatto che fatture, bolle di consegna, prescrizioni o altri documenti, con "Docutain" i documenti possono essere scansionati e gestiti in un batter d'occhio in modo che siano prontamente disponibili da qualsiasi luogo. Ho esaminato più da vicino l'app di gestione dei documenti di INFOSOFT GmbH con sede a Coblenza.

Test: docutain

Docutain Migliore app per scanner 2019

Privacy e sicurezza

Prima di installare l'app, volevo sapere come Docutain gestisce i dati e le autorizzazioni di accesso richieste dall'applicazione.

Docutain è un'app "Made in Germany" e proviene dal INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH basato in Coblenza. L'azienda è trasparente sulla gestione dei dati.

Tutti i dati saranno esclusivamente locale memorizzati sul dispositivo finale e sono accessibili dall'utente anche con estensione Codifica essere fornito. La crittografia impedisce a terzi di leggere i documenti in testo normale. Se carichi i dati crittografati dell'app nel cloud, non devi preoccuparti che anche terze parti con accesso al cloud abbiano accesso ai documenti. La chiave utilizzata per la crittografia è una chiave immessa dall'utente durante la configurazione iniziale Password generato. Questa password va ricordata bene, perché affinché Docutain possa garantire all'utente la massima sicurezza, la password non viene mai salvata con Docutain. Non è quindi possibile ripristinare la password in caso di smarrimento.

Segnalazioni di bug e statistiche per l'utilizzo dell'app vengono salvati dal Microsoft App Center. La raccolta di tali dati di analisi è comune, ma è anonimizzata e non contiene dati personali.

La autorizzazioni di accesso L'app include la fotocamera, che viene utilizzata per scansionare i documenti, la memoria per archiviare i documenti scansionati e l'accesso a Internet, se si desidera trasferire i dati sul cloud.

Finalità e funzioni

Scansione facile e veloce

Docutain promette con qualsiasi tipo di documento cavarsela. Esempi applicativi sono:

  • Digitalizzazione di fatture e ricevute
  • Gestione di contratti di qualsiasi natura
  • Scansione e gestione di ricette da giornali o screenshot
  • Riepilogo delle istruzioni per l'uso
  • Digitalizzazione di compiti e fogli di lavoro

Quindi per una corsa di prova ho preso una cartella e ho scansionato diversi tipi di documenti.

La prima scansione è stata sorprendentemente semplice e veloce. Tieni la fotocamera dello smartphone sul documento, attendi la sovrapposizione verde e Docutain farà il resto. nel modalità automatica attiva l'app con un allineamento perfetto senza l'intervento dell'utente. nel modalità manuale Come suggerisce il nome, l'utente deve azionare personalmente il pulsante di rilascio.

Non sono necessarie condizioni di illuminazione ideali o uno sfondo ad alto contrasto. Nella maggior parte dei casi, la scansione ha funzionato senza ostacoli. Se la distanza dal documento non è corretta, l'app consiglia all'utente di avvicinare la fotocamera al documento. L'affilatura, il taglio e l'allineamento vengono eseguiti in post-elaborazione automatica. Naturalmente è anche possibile eseguire lavorazioni proprie (taglio, rotazione, filtraggio).

Amministrazione completa

I documenti scansionati possono essere inviati con Metadati (Nome, data, parole chiave, indirizzo, importo, rilevanza fiscale) e dopo Tipi di documento Classifica (fatture, prescrizioni, certificati, ecc.).

Simile a una cartella classica, solo digitale, tutti i documenti archiviati in Docutain possono essere cercati utilizzando i metadati forniti. Con l'aiuto di OCR (riconoscimento del testo) è anche possibile effettuare ricerche direttamente nel contenuto testuale dei documenti. Inoltre, i documenti possono essere condivisi come PDF ricercabile o come immagine (JPG) dall'interno dell'app.

PDF e cloud

In linea di principio, Docutain salva tutti i documenti in un formato di file che può essere aperto solo con Docutain. Il Esporta in formato PDF può essere attivato tramite le impostazioni, ma non è disponibile per gli utenti della versione Pro.

Una funzione pratica che consente a Docutain di essere utilizzato su tutti i dispositivi da qualsiasi luogo è il Connessione cloud. Sono supportati i seguenti fornitori di servizi cloud: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud e ownCloud.

iOS, Android e Windows

Docutain può essere installato praticamente su qualsiasi dispositivo. Gli utenti Apple iOS e Android possono utilizzare l'app completamente gratuitamente nel rispettivo app store Scarica. Fortunatamente, INFOSOFT non utilizza la pubblicità. Un aggiornamento a Docutain Pro è possibile come acquisto in-app e costi una tantum € 4,99. Docutain Pro offre, tra le altre cose, una scansione batch, una funzione di promemoria e la possibilità di importare file PDF. Ecco una panoramica delle funzionalità Pro:

Funzioni di Docutain Pro

Oltre all'app, Docutain è disponibile anche come file Applicazione Windows. A differenza della versione dell'app, la versione desktop fa parte di un file Periodo di prova di 14 giorni utilizzabile gratuitamente. Dopo la fase di test, Docutain Desktop può essere utilizzato per 24,99 € all'anno / 2,99 € al mese (Affari: 199,00 € / 19,99 €). Quando si acquista la licenza desktop di Windows, Docutain Pro viene automaticamente attivato sui dispositivi mobili.

Protezione del clima

Chi utilizza Docutain contribuisce anche alla protezione del clima. In qualità di partner di Progetto di riforestazione Tree-Nation Docutain aiuta con il reimpianto del nostro pianeta. I documenti scansionati significano alberi che avvantaggiano il progetto Tree-Nation.

Docutain: ecco come supportiamo la protezione del clima con il tuo aiuto

Al momento di questo articolo, Docutain è già stato utilizzato 14857 alberi contribuito al progetto! Puoi vedere quanti alberi hai contribuito tu stesso tramite la voce di menu "Protezione del clima" nell'app.

Puoi trovare maggiori informazioni sulla protezione del clima di Docutain su: docutain.de/Klimaschutz

risultato del test

valutazione
9.0
10
Conclusione

In conclusione, Docutain è un'app di gestione dei documenti di successo. Con Docutain è possibile scansionare e gestire fatture, ricevute, contratti, lettere, biglietti da visita e praticamente qualsiasi altro documento.

I documenti possono essere digitalizzati in un attimo. Il processo di scansione è autoesplicativo e in rari casi la post-elaborazione automatica deve essere assistita. La gestione dei documenti è strutturata in modo chiaro in modo da non dover cercare a lungo il documento desiderato. Trovare invece di cercare è la parola chiave qui.

Particolarmente degno di nota è l'archiviazione esclusivamente locale dei dati, che può essere fornita anche con crittografia. Ciò garantisce una maggiore sicurezza ed elimina i problemi di protezione dei dati.

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